Mac & Memo 「Apple 製品 & Camera を中心に、そのほか気になったことをメモしています」
昨年エントリーした「わたし的、GTD術 for iCal」というのを実践してきて、いつの間にか1年が経ちました。と、いっても、GTD(Getting Things Done)については、専門書をいくつも読んだわけでもなく、要するに仕事の効率を上げるための「管理術」と、いった漠然としたイメージしか持っていませんし、実践と言いましても、昨年のエントリーで上げた5つの簡単なタスクをこなしただけで、これがGTDか?と、言われると微妙でしょう(笑)
ま、難しいことは置いときまして、スケジュールを管理することで良い面と悪い面が見えてきましたので、おさらいを込めた上で、自分へのメモを残しておきます。
ネットを徘徊していてGTDとはなんぞや?と、思ったのがきっかけですが、GTD(Getting Things Done)と言って、あれね。と、この時点で思っている人は結構、仕事上手な人ではないでしょうか。
細かいことは専門書などを読んでいただくとして、超簡単に言うと仕事術の一つ。迫り来る仕事の疑問、難題、仕事量、〆切、時代と共に変化に対応する事柄などなど、それを管理して効率よく仕事を進めようというもの。と、言ったところでしょうか。
GTDをもとに、私的解釈も加えて、最も簡単かつ今までより効率を落とさないことを前提に、iCalで今実践訓練をしています。と、言っても難しいことではなく、手順としては、
1.どんな些細なことでも全ての予定をメモする。(iCal)
2.予め〆切のあるものはもちろん、そうでないものも予定の〆切をほぼ100%確定する。
3.スケジュールを書き込む(iCal)。
4.定期的(私は毎日)スケジュールを見る。(iCal)
5.近い予定(今日、翌日・・・)から順から実行する。
と、あとは、このパターンを崩さず実行するだけです。
そうすることによって、あれもこれも、どうしようこうしよう。と、先のことまで踏まえた思考をする必要がなくなり、必要事項のみに集中できて効率が上がる。と、いうわけですね(実際はともかく(笑))。
もちろん全てが予定通り進行するとは限りませんが、大事なのは2番目の〆切を確定する。と、いうことでしょうか。〆切をほぼ確定できないと言うことは、自分の仕事の力量や容量も把握できていない。と、いうことも言えると思いますし、どのくらいで完了するのかわからないというとは、次の仕事量をどれだけこなせるか、どれだけ取ればいいのか。と、いう事にも関わってくるので、2番目の項目を強化するだけでもずいぶん仕事の効率というのは上がるんではないかと思います。
実践して分かってきたのですが、今までスケジュールを全て頭で把握していることの無駄さを特に実感しました。言ってみれば、自分の中に秘書という存在を作ったような感じで、やることをその都度教えてもらうような感じでしょうか。それほど忙しくない私も、こうすることによっても、もっと効率が上がり仕事量を増やせるような気さえしてきました(笑)
GTDというのはどんなツールを使っても良いので、私はMacに最初から付いているスケジューラー(iCal)を使いましたが、ガジェットは自分が一番使いやすいものでいいところが、この仕組みの良いところ。極端な話、メモ帳だけでも構わない(実際には少し厳しいかも知れないが)。
仕事効率が上がらねぇ。と、嘆いている人は実践してみてはいかがでしょう。ゆとりある人は秘書を雇った方がはやいですけどね(笑)
